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避免excel“高级筛选”中“合并单元格”数据只显示一行的小技巧

发布时间: 2017-9-26

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近日,我局对杭锦后旗2014年至2016年财政决算进行审计,在收集审计所需的原始数据时,我们采集了国库股记账软件的电子账目数据,导入excel软件并用高级筛选功能进行分析查询。但当“高级筛选”遇上“合并单元格”时,会出现不论多少条数据却只显示一条数据的弊端(见图1、图2),审计人员使用下面的方法解决了这个难点,帮助审计组迅速汇总数据,同时避免了手工汇总数据时出现的数据不完整现象。

此方法分两大步骤:

一、要一次性取消合并单元格。选中已合并的“一列数据”,(该列数据均是合并单元格组成),使用“查找”(快捷键:CTRL+F)功能,查找“合并单元格”格式下的数据,全选中做取消合并单元格处理。(见图3、图4)

二、填充已取消“合并单元格”格式无数据的单元格。选中第一步做过处理的数据列,用“定位”(快捷键:CTRL+G)功能搜索“空值”,在选中的“空值格”内输入“=第一格的位置”(例:第一格位置如A2,我们就输入=A2),公式输入完毕,我们用“CTRL+ENTER”完成该数据列其他部位的填充。最后,我们将填充好的数据列选中,将其复制,选择性粘贴,选择数值格式。(见图5-图7)

这样之后,我们利用“高级筛选”就可以汇总收集我们要使用的数据啦!

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